Auf dem Weg vom Post-it Klebezettel zum digitalen Kanban Board – wir nehmen dich mit! Schon seit mehreren Jahren arbeiten wir in der Personalabteilung mit agilen Arbeitsweisen: Scrum, Kanban und Sprintplanung sind für uns keine Fremdwörter und Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Agil und digital. So möchten wir arbeiten. Das beinhaltet für uns, unsere Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Bis Mitte letzten Jahres haben wir unsere Sprintplanung auf einem Kanban Board mit vielen kleinen Post-its abgebildet. Für uns eine super analoge Lösung unsere täglichen Aufgaben transparent, übersichtlich und strukturiert abzubilden. Gerade im Hinblick auf ortsunabhängiges Arbeiten bzw. Remote Work und dem Hintergrund unsere Prozesse zu digitalisieren, stellte die analoge Planung mit Post-its eine Variante dar, die für uns so nicht mehr funktioniert hat.
Die Lösung haben wir in Jira gefunden: eine von Atlassian entwickelte Anwendung, deren Grundprinzip in der Zusammenfassung von Informationen, Aufgaben, Unterlagen und Kommentaren in einem Ticket besteht. Jira wurde entwickelt, um Entwicklerteams das Planen, Verfolgen und Releasen von Software zu ermöglichen. Das kollaborative Tool Jira wird bereits von vielen Unternehmen genutzt, um Arbeitsprozesse digital abzubilden. Jira wird dabei nicht mehr ausschließlich in IT-Unternehmen zur Arbeitsorganisation verwendet.
Seit mehreren Jahren bilden wir unseren Onboarding- und Offboarding-Prozess sowie den Rollenwechsel-Prozess über Jira ab. Da lag es nahe, auch unsere Sprintplanung zukünftig über Jira zu organisieren. Die Umstellung auf digitale Prozesse und der Umzug unserer analogen Arbeitsweisen in digitale Tools ging natürlich nicht von heute auf morgen sondern war ein Prozess, der einige Zeit gedauert hat und geprägt war von vielen iterativen Schritten, Reviews und Verbesserungen.
Prozesse über Jira abbilden: Von der Einführung bis zur Umsetzung
Vor der Einführung von Jira waren unsere Prozesse enorm arbeitsintensiv: Die teamübergreifende Zusammenarbeit musste für jede personelle Änderung im Unternehmen neu koordiniert werden. Checklisten waren hier die Basis für die Prozesse. Der jeweilige Prozessschritt war entweder abgehakt oder auch nicht – eine Übersicht über den Bearbeitungsstand gab es nicht. Zudem bestand die Herausforderung darin, keinen Prozessschritt zu vergessen, sämtliche Schnittstellen zu anderen Teams zu beachten sowie die Prozessverantwortlichen rechtzeitig zu informieren.
Das muss doch auch einfacher gehen – haben wir uns gedacht. Von anderen Teams, die schon seit mehreren Jahren effizient mit Jira arbeiten, haben wir uns Input eingeholt und anschließend einen Projektplan aufgestellt. Welche Ressourcen werden benötigt? Welche Prozesse möchten wir über das Tool abbilden? Wie können wir unsere Prozesse über Jira bestmöglich darstellen?
Im ersten Schritt überlegten wir im Team welche Anforderungen wir haben und wie wir welche Prozesse über das System abbilden möchten: Jira soll uns dabei helfen, Aufgaben, Erinnerungen und Verantwortlichkeiten aufzuzeigen und zu koordinieren. Wichtig war uns, dass die Prozesse automatisiert ablaufen, wir Erinnerungen per E-Mail bekommen und somit keine Aufgaben in Vergessenheit geraten.
In einem Workshop mit der Fachabteilung wurde uns zuvor die relevanten Funktionen vorgestellt. Das hat geholfen, unsere Anforderungen bestmöglich definieren zu können und zu verstehen wie das Ticketsystem in Jira funktioniert.
Im nächsten Schritt überlegten wir zusammen mit unserer IT-Abteilung, wie wir unsere Anforderungen umsetzen können. In einem gemeinsamen Meeting wurde zunächst unser Onboarding-Prozess skizziert und Abhängigkeiten zu anderen Teams aufgezeigt. Die Herausforderung bestand darin keinen Prozessschritt zu vergessen. Deshalb wurde der erste Entwurf anschließend mit allen Teams, die in den Prozess involviert sind, besprochen und an die Anforderungen angepasst. Zudem war es für uns wichtig, dass vertrauliche, personenbezogene Daten nur von der Personalabteilung sowie Verwaltung eingesehen werden können. Dank User-basierter Rechteverwaltung war diese Anforderung leicht umzusetzen.
Nach mehreren Meetings und Abstimmungen mit allen Teams wurde unsere anfänglich erstellte Skizze im Laufe der Zeit zu einem übersichtlich dargestellten Onboarding-Prozess, den unsere IT-Abteilung in Jira überführen konnte. Ein Testlauf zeigte, dass noch kleine Änderungen vorzunehmen waren. Diese wurden schnell angepasst, so dass einem ersten Onboarding-Prozess über Jira nichts mehr im Weg stand.
Herausforderungen und Erfolge
Die größte Herausforderung lag darin, alle Prozessschritte und Verantwortlichkeiten zusammenzutragen sowie übersichtlich darzustellen. Für jeden Prozessschritt wird im Jira automatisiert ein Ticket mit Aufgaben erstellt. Bei der Planung musste deshalb vorab für jedes Ticket ein Text mit einer genauen Arbeitsanweisung verfasst werden. Ziel war es den Text so zu formulieren, dass selbst neue Teammitglieder in der Lage sein würden, das Ticket selbstständig bearbeiten zu können. In den Tickets haben wir zusätzlich vorformulierte Texte für E-Mails hinterlegt, die zum Beispiel an neue Mitarbeiter*innen gesendet werden. Zusammen mit der Möglichkeit automatisierte E-Mails zu verschicken, bildet dies schon einmal eine enorme Zeitersparnis.
Heute bilden wir unseren Onboarding- und Offboarding-Prozess sowie unseren Rollenwechsel-Prozess über Jira ab. Für uns ein riesen Mehrwert: unsere Prozesse sind viel transparenter und übersichtlicher geworden. Zudem besteht jederzeit die Möglichkeit sich eine Übersicht über den Bearbeitungsstand der einzelnen Tickets in den Fachabteilungen zu verschaffen. Offene Aufgaben, Schnittstellen zu anderen Teams und Verantwortlichkeiten brauchen wir nicht mehr selbst zu koordinieren. Das alles übernimmt Jira automatisch für uns. Zusätzlich können wir im Tickets Deadlines hinterlegen, so dass alle Aufgaben termingerecht umgesetzt werden. Seit der Einführung werden unsere Prozesse laufend weiterentwickelt, da wir ständig neue Ideen haben, wie wir diese optimieren können.
Von der Theorie in die Praxis: Wie funktioniert ein Jira Workflow?
Die Prozesse werden mit einem sogenannten Epic gestartet. In diesem werden alle relevanten Angaben zur Person bzw. Mitarbeiter*in in einer Eingabemaske hinterlegt. Das Epic dient zur Visualisierung der einzelnen Worklflowschritte im jeweiligen Prozess. Die enthaltenden Informationen werden im weiteren Verlauf des Workflows in einzelnen Untertickets (Subissues) an die verantwortliche Abteilung weitergegeben und können somit in die jeweilige Wochenplanung bzw. Sprintplanung übernommen werden.
Das Epic ist die Überaufgabe zu einem Thema, das mehrere Unterthemen beinhaltet. Im Workflow „Onboarding“ werden automatisiert Untertickets beispielsweise zur Hardware-Bestellung, Vereinbarung von Feedbackgesprächen und Einladungen zu internen Events erstellt.
Der automatisierte Workflow sorgt dafür, dass alle beteiligten Mitarbeiter*innen zum richtigen Zeitpunkt in den Prozess eingebunden werden. Per E-Mail-Benachrichtigungen werden sie über anstehende Aufgaben oder Aktualisierungen in den Untertickets informiert. Im Epic kann jederzeit eingesehen werden, wie der aktuelle Bearbeitungsstand der jeweiligen Subissues ist. Sind alle Aufgaben bearbeitet, kann das Epic geschlossen werden. Der Onboardingprozess ist beendet.
Projektplanung leicht gemacht: Unser Kanban Board
Seit Juni 2020 bilden wir, neben den festen Prozessen, alle Projekte über Jira ab. In unserer wöchentlichen Sprintplanung werden alle Aufgaben in Form eines Tickets erstellt. Jedes Ticket beinhaltet Informationen zum Projekt, Priorität, geschätztem Zeitaufwand, Bearbeiter*in und dem übergeordneten Projekt. Dadurch, dass jedes Ticket kommentiert werden kann und der Bearbeitungsstand aller Tickets für das gesamte Team einsehbar ist, wird der aktuelle Status eines Tickets jederzeit nachvollziehbar. Zudem können Mitarbeiter*innen aus anderen Teams ihre Anfragen per Ticket bei uns stellen. Dies bietet den Vorteil, dass das gesamte Team informiert wird und Anfragen nicht in unseren Mail-Postfächern untergehen.
Alle Tickets des laufenden Sprints werden in unserem Kanban Board abgebildet und können dort priorisiert werden. Das gesamte Team kann jederzeit einsehen an welchem Projekt Teammitglieder gerade arbeiten und wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist. Aufgaben, die in den darauffolgenden Wochen erledigt werden müssen, können im Backlog dem jeweiligen Sprint zugeordnet werden. Dieses bietet uns einen strukturierten Überblick über aktuelle und geplante Projekte.
Die Kombination aus agilen Arbeitsweisen, wie beispielsweise das Arbeiten in Sprints, und Automatisierung über Jira ist für uns ein weiterer Benefit und hilft uns dabei unsere Prozesse und Arbeitsweisen stetig zu verbessern. Das Kanban Board wurde unserem Workflow entsprechend angelegt und kann ganz im Sinne der Agilität laufend angepasst werden.
Fazit: Jira bietet Mehrwert für Personalabteilungen
Seit der Umstellung auf Jira sind unsere Prozesse transparenter und übersichtlicher geworden. Für anstehende Audits sind wir aufgrund der zuverlässigen Dokumentation bestens vorbereitet. Zudem können Projekte durch eine geordnete Struktur und genauere Planung schneller umgesetzt werden. Durch die Kombination von Sprintplanung und Automatisierung besteht eine viel bessere Planungssicherheit und Abwesenheiten von Mitarbeiter*innen können bei der Planung von Projekten leichter berücksichtigt werden. Auch wenn die Einführung von Jira zunächst viel Zeit in Anspruch genommen hat, zeigt unsere Erfahrung, dass sich der Aufwand gelohnt hat und Jira auch in Personalabteilungen einen großen Mehrwert bietet und durch die nutzerfreundliche Anwendung auch für nicht-technische Abteilungen einfach zu bedienen ist.