Systemadministratoren geben Tipps fürs Arbeiten im Homeoffice

Interview mit Systemadministratoren der Adacor über remote arbeiten

Sebastian und Alex sind zwei Systemadministratoren aus dem Technical Operations Team (TOP) von Adacor. Sie haben uns im Interview berichtet, wie ihr Team sich auf die „Situation Homeoffice“ eingestellt hat, um Kommunikation, Arbeit und Umgang für alle angenehm und effektiv zu gestalten.

Seit Mitte März arbeiten fast alle von uns im Homeoffice. Wir von der Abteilung People Operations versuchen, unseren Mitarbeitenden in dieser ungewohnten Situation so gut wie möglich zu unterstützen. Unser Motto ist dabei „Kommunizieren geht über Kommunizieren“. Wir bekommen auf diese Weise auch mit, welche Abteilungen vor besonderen Herausforderungen stehen und in welchen Teams die Arbeitsweise offensichtlich besonders gut läuft.

Umzug ins Homeoffice

Hallo, ihr beiden. Bei TOP läuft es im Homeoffice – wie wir gehört haben – sehr gut. Was meint ihr, woran das liegt?

Alex: Als deutlich wurde, dass die Adacor-Mitarbeitenden ins Homeoffice umziehen müssen, war uns schnell klar, dass wir nicht alles 1:1 vom normalen Arbeitsalltag an den Arbeitsplatz zu Hause übertragen können. Zum Beispiel treffen wir uns normalerweise morgens zu einem Daily, das uns präzise und schnell auf Stand bringt. Diese Runde dauert nie länger als eine Viertelstunde. Jetzt nehmen wir uns für die Morgenrunde etwas mehr Zeit. Außerdem kommen wir per Videokonferenz auch nachmittags noch einmal zu einem Daily zusammen. Denn uns fehlen die kurzen Updates, die wir sonst mit einem Sprung ins Nachbarbüro erledigen. Im Büro bekommen wir voneinander den ganzen Tag über viel mehr mit.

Sebastian: Diese zwei Runden am Tag, an denen alle vom Team teilnehmen, sind wirklich sehr nützlich. Gerade in unserem Bereich kann sich im Laufe eines Tages wahnsinnig schnell etwas verändern. Wenn am Nachmittag noch einmal alle Veränderungen kurz diskutiert werden, fördert das den Projektfluss ungemein. Wir sind der Überzeugung, das sogenanntes Überkommunizieren im Homeoffice notwendig ist.

Privatsphäre in Videokonferenzen schützen

Ihr habt gerade die Methode der Videokonferenz erwähnt. Auch ihr beiden, Sebastian und Alex, legt viel Wert darauf, eure Privatsphäre zu schützen. Wie geht ihr mit Mitarbeitenden um, die keinen Einblick ins Private gewähren wollen?

Alex: Genau zu diesen Themen haben wir zunächst viele Artikel gelesen. Einerseits ist es eine Sache des Vertrauens, dass niemand vom Team Daten, Bilder oder Videos aus einem Meeting veröffentlicht. Wir produzieren über die Konferenzen keine dauerhaft offen verfügbaren Bilder oder Videos. Andererseits bieten Videokonferenz extrem viele Vorteile gegenüber E-Mails, Chats oder Telefonkonferenzen. Wir haben allen vermittelt, dass ihre Privatsphäre geschützt bleibt, dass es aber auch viel effektiver und angenehmer ist, sich über Videokonferenzen abzustimmen.

Sebastian: Die Vorteile überwiegen einfach: Eine Telefonkonferenz mit mehr als vier Teilnehmenden wird anstrengend und unübersichtlich. Wer spricht da? Und an wendet er oder sie sich? Wann ist ein Statement abgeschlossen. Solche Runden stocken häufig oder ziehen sich unnötig in die Länge. Im Video kann ich sehen, wie mein Gegenüber auf Gesagtes reagiert. Die menschlichen Zwischentöne, die Mimik und Gestik vermitteln, machen eine Unterhaltung lebendig und verständlicher. Und auch verbindlicher – via Chat oder Telefon ist alles extrem sachlich und manchmal kommen auch Dinge ein wenig harsch rüber. Wir wissen nicht, wann wir uns genau wiedersehen können. Es wäre schön, wenn dann nichts „Unausgesprochenes“ zwischen uns steht und wir uns auch weiter gut verstehen.

Technische Tipps für Videokonferenzen

Könnt ihr uns technische Tipps geben, was wir bei Videokonferenzen beachten sollten?

Alex: Es ist angenehmer für alle, wenn sich jeder frontal vor seiner Laptop-Kamera platziert. Das vermittelt den Eindruck, als stünde man sich vis-à-vis gegenüber – sozusagen Kommunikation auf Augenhöhe. Zudem empfehlen wir allen, den Mute-Modus einzuschalten, wenn sie selbst nicht sprechen. Viele von uns haben Partner, kleine Kinder oder Haustiere. Wenn die kleine Tochter nebenan gerade Klavier spielt oder der Partner im gleichen Raum telefoniert, kann das sehr störend für die Talkrunde sein.

Sebastian: Ich platziere den Bildausschnitt des Videos möglichst unter meiner Laptop-Kamera. Das verstärkt den Eindruck, dass ich den anderen Gesprächsteilnehmenden direkt ins Gesicht schauen würde. Wenn man während einer Videokonferenz nebenher arbeitet, Fenster auf- und zuklickt oder auf einen anderen Monitor schaut, irritiert das die anderen. Multi-Tasking ist also nicht zu empfehlen.

Organisatorische Rituale für Videokonferenzen

Habt ihr organisatorische Rituale für eure Videokonferenzen entwickelt?

Alex: Videokonferenzen erfordern mehr Disziplin als normale Gespräche. Wir haben eingeführt, dass jeder, der einen Wortbeitrag leisten will, dies kurz per Handzeichen signalisiert. Denn wenn wir einander ins Wort fallen, ist die Verständigung extrem schwierig. Das hat auch etwas mit der leichten Verzögerung der Übertragung zu tun. Am besten ist es, wenn die Meetings moderiert werden. Das bringt Rhythmus ins Gespräch. In der Regel schreibt der Moderator im Anschluss jedes Meetings auch ein Protokoll, sodass alle aus dem Team Details noch einmal nachlesen können.

Sebastian: Wir fangen immer pünktlich an. Wenn jemand aus dem Team einen Termin nicht einhalten kann, was so gut wie nie vorkommt, meldet sie oder er dies zuvor im Teamchannel. Nachfolgende Teilnehmende bei Online-Meetings sind ein großer Störfaktor. In eine Videokonferenz kann man sich nicht wie in einen großen Konferenzraum leise hereinschleichen. Man kann sich nicht verstecken, alle bekommen immer alles mit. Stößt also ein Teilnehmender unangekündigt zum Meeting dazu, stört das den Fluss der Diskussion.

Alex: Ich persönlich finde es außerdem ganz wichtig, Arbeit und Freizeit zu trennen. Ich ziehe mich an, als würde ich ins Büro fahren. Die Wohlfühlklamotten streife ich mir erst nach Feierabend über …

Alexander Wichmann aus unserem Technology Operations Team

Überkommunikation bedeutet mehr als eigentlich nötig zu kommunizieren

Ihr habt eben den Begriff „Überkommunikation” erwähnt. Was meint ihr damit genau?

Alex: Das klingt jetzt banal: Aber wir versuchen einfach, möglichst viel zu kommunizieren und zwar nicht nur im 1:1-Chat, sondern im Team. Im Büro bekommen wir viele Details von den Arbeitsprozessen der Einzelnen einfach durch die räumliche Nähe mit. Im Homeoffice jedoch bleiben immer einige Teammitglieder außen vor. Wir tauschen uns über die App RocketChat aus. Die bietet verschiedene Funktionen und Hierarchieebenen zur Kommunikation. Für die Projekte haben wir einen Team-Channel angelegt. Um umfangreichere Fachdiskussionen zu führen, haben wir mit den Funktionen „Threads“ und „Discussions“ experimentiert. Den Team-Channel wollen wir nicht mit zu viel aktuellen Informationen belasten.

Es hat sich herauskristallisiert, dass für uns „Discussions“ besser geeignet sind. Dabei handelt es sich um Unterkanäle, die die Berechtigung des übergeordneten Channels erben und deren Erstellung auf dem übergeordneten Kanal angekündigt wird. „Threads“ hingegen existieren auf demselben Channel. Sie verbessern zwar die Antwortaktionen, werden aber stets in der Seitenleiste angezeigt. „Discussions“ bringen unserer Meinung nach mehr Übersichtlichkeit. Die entstehenden Verläufe löschen wir nach einiger Zeit. „Discussions“ über RocketChat sind für uns ein ideales Mittel zum Wissensaustausch …

Sebastian: … zum Wissensaustausch, aber auch für ganz banale organisatorische Dinge – Hinweise wie: „Ich bin jetzt mal eine halbe Stunde auf dem Balkon und mache Mittagspause.” oder: „Heute Nachmittag muss ich Einkäufe zu meinen Eltern bringen.“

Das hat nichts mit Kontrolle der Anwesenheit zu tun. Die Dynamik unserer Projekte erlaubt es nicht, dass jemand vom Team zu lange mit einer Anfrage „in der Luft hängt“. Grundsätzlich sind wir überzeugt, dass es besser ist, zu viel voneinander zu wissen als zu wenig. Unser Entwicklerteam hat ja sogar einen gemeinsamen Chat-Raum, in dem durchgängig alle anwesend sind.

Virtuelle Teeküche für teamübergreifenden Austausch

Was funktioniert im Homeoffice denn gar nicht, oder was vermisst ihr am meisten?

Sebastian: Spontane Gespräche mit den Kollegen, die sich nicht ausschließlich ums Fachliche drehen. Ich habe den Eindruck, dass wir uns – obwohl wir uns mehrmals täglich im Netz sehen – ein wenig voneinander entfernen. Das wird noch dadurch verstärkt, dass wir sonst viel über Sport, Kino, Theater oder Konzerte sprechen. Da in diesen Bereichen ja aktuell nichts Neues passiert, schränken sich unsere Gesprächsthemen darüber auch ein. Ich persönlich mag auch nicht immer nur über Corona-Themen sprechen. Aber gezielt zum Plaudern ein Meeting anzuberaumen, fühlt sich für mich auch falsch an. Ich glaube, einige organisieren sich da auch privat …

Alex: Adacor hat ja eine „kleine“ und eine „große“ virtuelle Teeküche eingerichtet, die genau solche Bedürfnisse auch befriedigt. Das ist schon ein tolles Angebot. Aber es ersetzt natürlich nicht das persönliche Gespräch, das sich spontan entwickelt, wenn man eine Kollegin oder einen Kollegen zufällig auf dem Flur trifft.

Lieber Alex, lieber Sebastian – vielen Dank für den interessanten Einblick in euer Team!

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