Neulich wurde mir einmal wieder bewusst wie sich unsere Kommunikation in der Pandemie verändert hat und mit welchen neuen Herausforderungen wir im Alltag zu kämpfen haben. Die Zeit, die wir in Videokonferenzen verbringen, hat seitdem stark zugenommen – so stark, dass der weltweite Lockdown ein neues Phänomen hervorgebracht hat: Zoom-Fatigue. Die sogenannte Erschöpfung der Online-Müdigkeit. In meinem Artikel möchte ich Ihnen Tipps gegen die Zoom-Fatigue an die Hand geben.
Während wir früher im Büro unsere Kolleg:innen in voller Größe sahen und so auch ihre Körpersprache unbewusst registrieren konnten, sehen wir nun im Homeoffice nur einen Bildausschnitt. Und diesen auch noch in einer anderen Umgebung als vorher.
Was hat sich genau verändert? Meetings gab es früher auch und wir haben sicher die eine oder andere Minute in Terminen verbracht, wo wir nicht voll aufmerksam waren. Aber wir waren da, in einer Umgebung, die für uns mit der Arbeit verknüpft ist. Wir konnten uns voll fokussieren auf unsere Aufgaben, weil die räumliche Trennung sowie der Weg dorthin es uns leicht machten, private Themen dort zu lassen, wo sie im wahrsten Sinn des Wortes zu Hause sind. Nämlich daheim.
Jetzt verschwimmt alles mehr und mehr und wir alle gehen damit unterschiedlich um. Vom Frühstück bis zum Arbeitsplatz sind es nur wenige Sekunden und die Kommunikation wechselt von Privat zu Arbeit.
- Nehmen Sie sich einige Minuten Zeit für diesen Wechsel.
- Gehen Sie nicht sofort in das erste Meeting. Kommen Sie „an“ am Schreibtisch, machen Sie einige Minuten Atemübungen, schauen Sie aus dem Fenster, schließen Sie die Augen und nehmen Sie die Geräusche um Sie herum wahr.
- Trinken Sie bewusst ein Glas Wasser, Tee oder Kaffee.
Ein stressreduzierter Start in den Tag wirkt sich direkt auf die Kommunikation im ersten Meeting aus.
Was tun gegen „Zoom-Fatigue“?
Wir Menschen reagieren auf neue Situationen sehr unterschiedlich. Während einige scheinbar spielend damit umgehen, tun sich andere schwer damit. Dies merken wir auch in der Kommunikation miteinander. Mimik, die im Gespräch ernst und skeptisch ist, hörbares Luftholen oder Gestik, die kaum vorhanden ist. Alles dies nehmen wir auch im Online-Meetingraum wahr.
Und das von allen Personen, die wir auf dem Monitor sehen. Im Präsenzmeeting hingehen sehen wir in der Regel zu der Person, die gerade spricht. Und sehen dabei alle anderen nicht. Auf dem Monitor haben wir alle im Blick und unser Gehirn registriert viel mehr als wir uns vorstellen. Wir sehen zu viel auf einmal und unser Gehirn ist überfordert. Auch von den vielen virtuellen Hintergründen, die zusätzlich das Bild unscharf machen können.
Es versucht, die fehlende Körpersprache und die anders klingende Stimme unterbewusst zu korrigieren, zu vervollständigen. Diese Anstrengung, neben dem Zuhören und thematischen Folgen, führt zu der inzwischen „Zoom-Fatigue“ genannten Erschöpfung, der Online-Müdigkeit. Und diese Erschöpfung merken wir auch in der Kommunikation. Was können wir also tun?
Studien belegen, dass wir mehr in Meetings verbringen als vor der Pandemie, etwa 1,4mal mehr. Um der Online-Müdigkeit entgegenzuwirken, versuchen Sie die Zahl der virtuellen Meetings zu reduzieren. Bauen Sie Pausen zwischen zwei Terminen ein. Geben Sie sich und Ihrem Gehirn Zeit zur Erholung. Trinken Sie ausreichend und halten Sie Nüsse als Energielieferant bereit. Wechseln Sie zwischen Sitzen und Stehen. Schauen Sie in die Kamera und nicht auf den Monitor und fokussieren Sie Ihre Augen auf sie. Machen Sie nichts nebenbei. Multitasking geht eine Weile gut und dann kommt die Müdigkeit. Wir werden unaufmerksam, verlieren den Anschluss und müssen mehr Energie einsetzen, um auf den laufenden aktuellen Stand zu kommen.
Vereinbaren Sie klare Regeln, welche Rede-Reihenfolge eingehalten wird. Viele Tools ermöglichen das Handheben bei Fragen oder vereinbaren Sie ein Handzeichen. Der Moderator notiert die Reihenfolge und sorgt durch Struktur für einen effizienten Ablauf.
Des Weiteren sollten die zu besprechenden Themen vorher bekannt sein. Das gibt jedem die Möglichkeit, sich vorzubereiten und damit auch sicher zu kommunizieren.
Tipps gegen „Zoom-Fatigue“
- Zahl der virtuellen Meetings reduzieren
- Pausen zwischen virtuellen Meetings
- Ausreichend trinken
- Snacks als Energielieferant bereithalten
- Zwischen Sitzen und Stehen wechseln
- In die Kamera schauen – nicht auf den Monitor
- Multitasking (z. B. auf das Handy schauen) vermeiden
- Klare Kommunikationsregeln vereinbaren
- Meeting Agenda aufstellen und zuvor bekanntgeben
Klare und positive Kommunikation ist A und O
Auch verbal gilt es in der neuen Kommunikation auf einige Themen zu achten:
- Kommunizieren Sie klar und nicht mit zu viel „Drumherum“. Klar bedeutet auch, dass wir den Konjunktiv und die 3.Person möglichst vermeiden. „Man könnte ja mal…“ ist keine zielführende Kommunikation. „Ich finde es einen guten Ansatz…“ oder „Ich sehe XY hier im Lead bei dem Thema“ gibt Klarheit und klärt Verantwortlichkeiten direkt.
- Setzen Sie bewusst auch auf die positiven Wörter wie „Genau, richtig, wichtig, sicher, besonders und bestimmt“. Ab und an im Meeting eingesetzt, reagiert unser Unterbewusstsein positiv, da wir beim Erlernen dieser Wörter in der Kindheit diese mit einer positiven Emotion verknüpft haben.
- Hören Sie aufmerksam zu und fragen Sie bei Unklarheiten direkt nach. Das beugt Missverständnissen vor. Beginnen Sie in der „Ich-Form“, zum Beispiel „Mir ist das unklar“ oder „Habe ich richtig verstanden, dass…“. Starten wir hingegen vorwurfsvoll mit „Du hast das schlecht erklärt.“ verschiebt sich die Kommunikationseben zu schnell von sachlich auf emotional.
Bitte denken Sie auch daran, dass wir alle gute und schlechte Tage haben. Professionell ist es, dies niemanden merken zu lassen. Das gelingt, je nach Umständen, mal mehr mal weniger gut. Haben Sie Verständnis, wenn jemand anders im Meeting nicht so aktiv ist wie sonst. Wir kennen die möglichen Umstände nicht, die dazu geführt haben könnten. Eine schlaflose Nacht, ein krankes Familienmitglied, es gibt viele Gründe.
Nonverbale Kommunikation beachten
Wir kommunizieren auch nonverbal. Dazu gehört auch der Blickkontakt. Während wir bisher in Präsenz uns ohne Schwierigkeiten in die Augen geschaut haben, blicken wir im Online-Raum hauptsächlich auf den Monitor und damit nicht direkt in die Kamera. Der Blickkontakt zur Verständigung ist unvollständig, wir reagieren unbewusst je nach Typ latent aggressiv, desinteressiert oder mit Unverständnis. Mein Tipp, schauen Sie immer wieder bewusst in die Kamera und weg vom Monitor.
Stichwort Kamera, ich habe inzwischen selbst einige Termine gehabt, wo ich der Einzige war, der die Kamera eingeschaltet hatte. Ich habe gemerkt, wie euphorisch ich anfänglich im Seminar war und wie das nachgelassen hat, weil mir das nonverbale Feedback der Teilnehmer gefehlt hat. Hören sie mir zu oder sind sie körperlich am Ende abwesend? Haben sie verstanden, was ich erläutert habe? Nach zwei Stunden war auch bei mir die Luft merklich „raus“. Auch wenn es schwerfällt, eine aktivierte Kamera vereinfacht die Kommunikation deutlich. Zeigen Sie sich, im realen Leben tun Sie es ja auch.
Bewusstsein schaffen durch Selbstreflexion
Zum Abschluss gebe ich Ihnen noch einen einfachen Tipp auf den Weg: reflektieren Sie sich und Ihre Kommunikation.
- Wie reagiere ich in bestimmten Momenten?
- Was löst das in mir aus?
- Und wie gehe ich damit um?
Selbstreflexion schafft Bewusstsein über sich selbst und hilft, eigene Verhaltensweisen wahrzunehmen, zu verstehen und dann zu verändern. Machen Sie das ein- zweimal die Woche für 10 Minuten und entspannen Sie sich im Anschluss für 5 Minuten, beispielsweise durch Atem- oder Sportübungen. Und nehmen Sie die Veränderung wahr. Ich wünsche Ihnen von Herzen alles Gute!