Wie Videokonferenzen und Instant-Messaging-Dienste die Zusammenarbeit im Homeoffice erleichtern. Seit Mitte März arbeiten fast alle Mitarbeitenden von Adacor im Homeoffice – eng begleitet von der Abteilung People Operations (PEO). Sie versucht, in dieser ungewohnten Situation alle Kolleginnen und Kollegen so gut wie möglich zu unterstützen.
Bei einem Managed Cloud Solution Provider wie Adacor kennzeichnen extrem dynamische Projekte das Geschäft. Agile Methoden prägen die tägliche Arbeit. Alle diese bewährten Abläufe und Methoden mussten im Rahmen des Umzugs ins Homeoffice übertragen werden. Unser Technical Operations Team (TOP) gibt interessante Einblicke, wie es sich auf die „Situation Homeoffice“ eingestellt hat, um Kommunikation, Arbeit und Umgang für alle angenehm und effektiv zu gestalten. Was funktioniert gut? Was hat sich verändert?
Als klar wurde, dass die Mitarbeitenden ins Homeoffice umziehen müssen, hat das Technik-Team von Adacor analysiert, wie die Rituale des agilen Arbeitens am besten an den Arbeitsplatz zu Hause übertragen werden können. Im Büro trifft sich das Team morgens zu einem Daily, das alle präzise und schnell auf Stand bringt. Diese Runde dauert nie länger als eine Viertelstunde. Jetzt nehmen sich alle für die Morgenrunde etwas mehr Zeit. Zusätzlich kommt das Team nachmittags per Videokonferenz zu einem weiteren Daily zusammen, da die kurzen Updates, die sonst mit einem Sprung ins Nachbarbüro erledigt werden, aktuell entfallen. Zwei Dailys am Tag wurden nötig, da sich die Projekte in unseren Technik- und Entwicklungsabteilungen im Laufe des Tages schnell verändern können.
Videokonferenzen sind das Mittel der Wahl
Über die Methode, wie solche Meetings durchgeführt werden, wurde sich das Team schnell einig: Videokonferenzen sind das Mittel der Wahl. Dabei genießt der Schutz der Privatsphäre für alle Teilnehmenden höchste Priorität. Es gilt als Sache des Vertrauens, dass niemand vom Team Daten, Bilder oder Videos aus einem Meeting veröffentlicht. Von Konferenzen werden keine dauerhaft offen verfügbaren Bilder oder Videos produziert. Videokonferenzen bieten dem Technik-Team viele Vorteile gegenüber E-Mails, Chats oder Telefonkonferenzen. Eine Telefonkonferenz mit mehr als vier Teilnehmenden, so zeigt die Erfahrung aus Vor-Corona-Zeiten, wird schnell anstrengend und unübersichtlich. Wer spricht gerade? An wen wendet er oder sie sich? Wann ist ein Statement abgeschlossen? Solche Runden stocken häufig oder ziehen sich unnötig in die Länge. Im Video kann jeder sehen, wie sein Gegenüber auf Gesagtes reagiert. Die menschlichen Zwischentöne, die Mimik und Gestik vermitteln, machen eine Unterhaltung lebendig und verständlicher. Häufig klingt schriftlich formulierte Kritik weitaus härter als gemeint. Videokonferenzen verhindern, dass nichts „Unausgesprochenes“ zwischen den Teammitgliedern steht und sich alle weiter gut verstehen. Zu den Besonderheiten, die in der Kommunikation am Heimarbeitsplatz zu beachten sind, hat unser Kommunikationscoach Alexander Limbrock einen interessanten Artikel im Blog verfasst.
Technische Tipps fürs Online-Meeting
Damit Videokonferenzen für alle Beteiligten angenehm ablaufen, hier ein paar technische Tipps:
- Frontal vor die Laptop-Kamera setzen! Diese Position wirkt, als stünde man sich vis-à-vis gegenüber – sozusagen Kommunikation auf Augenhöhe.
- Den Bildausschnitt des Videos unter der Laptop-Kamera platzieren! Das verstärkt den Eindruck, den anderen Gesprächsteilnehmenden direkt ins Gesicht zu schauen.
- Kein Multi-Tasking! Wer während einer Videokonferenz nebenher arbeitet, Fenster auf- und zuklickt oder auf einen anderen Monitor schaut, irritiert die anderen Teilnehmenden.
- Mute-Modus einschalten, wenn man selbst nicht spricht. Wenn die kleine Tochter nebenan Klavier spielt oder der Partner im gleichen Raum telefoniert, stört das die Talkrunde.
Organisatorische Hinweise fürs Remote-Arbeiten
Videokonferenzen erfordern mehr Disziplin als normale Gespräche. Deshalb hat unser Technology Operations Team organisatorische Rituale entwickelt. Diese erleichtern die Kommunikation für alle.
- Jeder, der einen Wortbeitrag leisten will, signalisiert dies kurz per Handzeichen. Fallen sich Teilnehmende einer Videokonferenz ins Wort, wird die Verständigung schwierig. Das hat nicht nur etwas mit Höflichkeit, sondern auch mit der leichten Sprachverzögerung der Übertragung zu tun.
- Es bietet sich an, Meetings zu moderieren. Das bringt Rhythmus ins Gespräch. Die Moderatoren sollten nach jedem Meeting ein Protokoll schreiben, sodass alle Teammitglieder die Details nochmal nachlesen können.
- Pünktlichkeit ist bei Videokonferenzen oberstes Gebot. Wenn jemand einen Termin nicht einhalten kann, sollte sie oder er dies zuvor über den vom Unternehmen genutzten Instant-Messaging-Dienst mitteilen. Nachfolgende Teilnehmende an Online-Meetings sind ein großer Störfaktor.
- Im Homeoffice kann man Respekt vor seinen Kolleginnen und Kollegen bekunden, indem man Arbeit und Freizeit trennt. Die Wohlfühlklamotten sollte man sich erst nach Feierabend überstreifen.
Im Büro lassen sich Details von den Arbeitsprozessen der Einzelnen durch die räumliche Nähe vermitteln. Im Homeoffice bleiben immer einige Teammitglieder außen vor. Unser Technik-Team tauscht sich über die Chat-App RocketChat aus. Diese bietet verschiedene Funktionen und Hierarchieebenen zur Kommunikation. Einzelne Projekte sind im Team-Channel nachvollziehbar. Für umfangreichere Fachdiskussionen hat das Team mit den Funktionen „Threads“ und „Discussions“ experimentiert. Damit wird der Team-Channel nicht mit zu vielen aktuellen Informationen belastet.
Es hat sich herauskristallisiert, dass für die Bedürfnisse unseres Technik-Teams „Discussions“ besser geeignet sind als „Threads“. Bei „Discussions“ handelt es sich um Unterkanäle, welche die Berechtigung des übergeordneten Channels erben und deren Erstellung auf dem übergeordneten Kanal angekündigt wird. „Threads“ existieren auf demselben Channel. Sie verbessern zwar die Antwortaktionen, werden aber stets in der Seitenleiste angezeigt. „Discussions“ bieten mehr Übersichtlichkeit. Die entstehenden Verläufe werden regelmäßig gelöscht. „Discussions“ über RocketChat ist für das Team das ideale Mittel zum Wissensaustausch.
Auch banale organisatorische Dinge kommunizieren die Teammitgliedern präzise: Dazu zählen beispielsweise Hinweise wie „Ich bin jetzt mal eine halbe Stunde auf dem Balkon und mache Mittagspause.” oder „Heute Nachmittag muss ich Einkäufe zu meinen Eltern bringen.“ Keiner im Team empfindet das als Anwesenheitskontrolle. Die Dynamik der Projekte erlaubt es nicht, dass jemand zu lange mit einer Anfrage „in der Luft hängt“. Grundsätzlich hat sich gezeigt, dass es besser ist, zu viel voneinander zu wissen als zu wenig.
Fazit: Konkrete Regeln unterstützen das Remote-Arbeiten
Um das Remote-Arbeiten im Team angenehm und effizient für alle zu gestalten, ist ein Regelwerk die beste Voraussetzung. Dort wird definiert, wie Rituale des agilen Arbeitens sinnvoll vom „normalen“ Arbeitsalltag an den Arbeitsplatz zu Hause übertragen werden. Videokonferenzen und Instant-Messaging-Dienste sind gute Methoden, um die Kommunikation aufrecht zu erhalten und Projektprozesse effektiv zu gestalten. Videokonferenzen lassen sich mit Disziplin und einigen technischen Tricks optimieren – zum Beispiel mit Pünktlichkeit, einer guten optischen Ausrichtung der Teilnehmenden, Moderatoren und dem gezielten Ausführen der Mute-Funktion. Instant-Messaging-Dienste ermöglichen eine Strukturierung der Teams in Bezug auf gemeinsame Projekte und die Kategorien des Informationsaustausches. Kanäle, Diskussionen und Threads können je nach Bedarf individuell auf eine Teamstruktur und Bedürfnisse der Kommunikation ausgerichtet werden. Grundsätzlich gilt: Lieber zu viel als zu wenig kommunizieren! So sind alle Teammitglieder immer up-to-date und niemand wird in seinem Homeoffice abgehängt.