Homeoffice – Besonderheiten in der Kommunikation

Eben noch saßen wir neben der Kollegin oder dem Kollegen im Büro. Kurze Fragen wurden per Zuruf geklärt. Auch schnell eine Etage höher laufen und sich kurzschließen war möglich. In der aktuellen Corona-Krise sitzen jetzt viele von uns im Homeoffice und erledigen von dort aus ihre täglichen Jobaufgaben.

Im Homeoffice ändert sich nicht nur der Arbeitsort

Zum einen sehen wir nicht mehr, was die anderen Kolleginnen und Kollegen gerade tun. Der Blick im Großraumbüro auf die „andere“ Seite entfällt. Ist jemand gerade sehr beschäftigt? Momentan wissen wir es nicht. Haben Sie in der aktuellen Lage grundsätzlich Geduld, wenn es um die Beantwortung von Nachrichten oder E-Mails geht. Nach zehn Minuten anzurufen mit der Frage: „Hast du meine E-Mail nicht gelesen?“ ist wenig förderlich.  In dringend zu klärenden Situationen greifen Sie am besten direkt zum Telefon. Fassen Sie im Nachgang den Status und das Ergebnis kurz per E-Mail zusammen. Damit umgehen Sie das beliebte Argument: „Ich schreibe lieber eine Mail, dann habe ich es gleich schriftlich.“ Der Austausch per Telefon erspart langes Hin- und Herschreiben.

Kommunikation ohne persönlichen Kontakt ist sensibler

In der Kommunikation fällt ein wesentlicher Faktor auf zwischenmenschlicher Ebene weg, die Körpersprache. Vielleicht erkennen wir im Videochat, welches Gesicht jemand macht. Wer überwiegend schriftlich kommuniziert, hat hingegen wenig Möglichkeiten, sich ein Bild über die Laune des Gesprächspartners zu machen.

Seien Sie auf jeden Fall vorsichtig mit Emojis oder anderen Äußerungen, welche die Gefühlsseite ansprechen. Ein lustig gemeintes „Hahaha“ kann von jemandem, der gerade genervt ist, schnell als Auslachen interpretiert werden. Die kleinen lustigen Gesichter oder Symbole bergen eine latente Gefahr der Fehlinterpretation. Sie kommen beim Empfänger manchmal ganz anders an als sie der Absender gemeint hat.

Klare, kurze und sachliche Kommunikation ist gefragt

Ein besonders wirksamer Tipp, der immer gelten sollte: Verzichten Sie auf Füllwörter wie zum Beispiel „mal“, „eigentlich“ oder „auch“. Das gilt genauso für bekannte Gesprächskiller wie „Ehrlich gesagt … (bisher war also alles gelogen?)“ oder „Man müsste mal … (wer ist man und wann ist mal). Vermeiden Sie lange Schachtelsätze, schreiben Sie lieber kurze Sätze mit 14-20 Wörtern. Ein langer Satz kann meistens in zwei kürzere Sätze geteilt werden. Und fragen Sie lieber nach, wenn Sie sich bei einer Aussage Ihres Kommunikationspartners unsicher sind. Setzen Sie auf den reflektierenden Dialog: „Habe ich dich richtig verstanden, dass …“ vermeidet Missverständnisse. Zögern Sie nicht, Verständnisfragen zu stellen, damit alle den gleichen Stand behalten.

Homeofficeplatz einer Kollegin

Man kann nicht nicht kommunizieren

Dieser weise Satz ist eines der fünf Axiome des Kommunikationsexperten Paul Watzlawick. Ein Axiom bezeichnet einen Grundsatz, der keines Beweises bedarf. Selbst wenn ich nichts sage, kommuniziere ich über meine Körpersprache. Sogar in einer Videokonferenz kommuniziere ich nonverbal. Ein schönes Beispiel war eine Pressekonferenz zweier Minister, der ich kürzlich im Rahmen der Covid-19-Pandemie folgte. Während ein Minister sprach, hörte der andere zunächst zu, griff dann zu seinem Mobiltelefon und tippte darauf herum. Visualisieren Sie sich bitte einmal diese Szene vor Ihrem geistigen Auge. Welcher Eindruck entsteht bei Ihnen? Wir haben sicher alle eine unterschiedliche Wahrnehmung. Bei mir wirkte das Verhalten wie Desinteresse. Genau darin liegt das Potenzial für falsche Eindrücke. Jeder nimmt bestimmte Momente anders wahr. Wenn jemand im Meeting ständig auf seinem Telefon spielt, stört das eine Person vielleicht nicht, die andere hingegen empfindet es als mangelndes Interesse.

Im Homeoffice sollte der Fokus auf der Arbeit liegen

Es gilt im Homeoffice die Empfehlung, sich seiner Wirkung vor der Webcam bewusst zu sein. Nebenbei Kaffee holen oder etwas anderes machen, kommt nicht gut an. Legen Sie den Fokus konzentriert auf das Meeting, dass Sie gerade führen. Bleiben Sie mit Ihrer Aufmerksamkeit dabei, selbst wenn Sie gerade nicht sprechen.

In der Wohnung direkt gegenüber auf der anderen Straßenseite hat der jüngere Nachbar seinen Arbeitsplatz auf dem Esstisch eingerichtet. Und ja, ich bin ab und zu abgelenkt, wenn er in der Wohnung herumläuft oder auf dem Balkon raucht. Kürzlich habe ich mich beim Telefonieren ertappt, wie ich ihn beobachtet habe, anstatt mich auf das Gespräch zu konzentrieren. Prompt hatte ich den Anschluss verloren. Bleiben Sie also bei Telefonaten fokussiert und lassen Sie sich nicht ablenken.

Telefon- oder Videomeetings mit mehreren Personen können schnell unstrukturiert ablaufen. Wichtig ist, dass vorher ein Moderator benannt wird, der durch das Meeting führt. Mein Tipp, mit einer vorher versendeten Tagesordnung oder Themenübersicht erhalten alle einen Ablaufplan, der dem Termin Struktur gibt.

Fazit: Achten Sie im Homeoffice auf Ihre Kommunikation

Während der aktuellen COVID-19-Krise arbeiten viele von uns im Homeoffice und tauschen sich per Video, E-Mail, Chat oder Telefon mit ihren Kolleginnen und Kollegen aus. Der persönliche Kontakt entfällt. Das fällt nicht immer leicht und bedarf besonderer Kommunikationsregeln. Außerdem ist es wichtig, fokussiert zu bleiben und sich nicht ablenken zu lassen. Gerade am Heimarbeitsplatz lauern viele kleine Fallen, welche die Aufmerksamkeit stören. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit von Zuhause aus und bleiben Sie gesund!

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