Remote arbeiten mit Scrum: Agil im Homeoffice

Noch vor wenigen Wochen folgten wir ohne nachzudenken unseren täglichen Routinen. Wir schnappten uns die Kaffeetassen und machten uns auf zum morgendlichen Daily oder trafen uns im Besprechungsraum zum Review oder zur Retrospektive. Denn bei Adacor organisieren wir die Arbeit agil, in den meisten Teams nach dem Scrum Framework.

Agile Methoden wie Scrum bieten viele Vorteile. Sie sind durch Vernetzung, Flexibilität und das kontinuierliche Hinterfragen des bisher Erreichten gekennzeichnet. Damit führen sie zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Zusätzlich passen sie hervorragend zu den IT-Projekten, die wir als Managed Cloud Solution Provider täglich zu bewältigen haben.

Wenn Kaffeetasse, Laptop und Smartphone ins Homeoffice wandern

Homeofficearbeitsplatz
Homeofficearbeitsplatz unseres CEO Andreas

Von einem Tag auf den anderen war alles anders: Nicht nur die persönliche Kaffeetasse, auch Laptops und Diensthandys wanderten in Rucksäcke oder Aktentaschen aus dem Büro ins Homeoffice. Nahezu alle Mitarbeitenden zogen aufgrund der Corona-Sicherheitsvorkehrungen an den Heimarbeitsplatz um. Dort angekommen, trieb den einen oder die andere die Frage um: Wie können wir unsere Scrum-Rituale aufrechterhalten? Ist der Erfolg unserer Projekte jetzt gefährdet?

Vom klassischen, plangetriebenen Management haben wir uns bei Adacor schon vor Jahren verabschiedet. Das Grundkonzept von Analyse, Einflussfaktoren und Wirkzusammenhängen, daraus abgeleiteten geeigneten Maßnahmen, Umsetzungen auf Anweisungen sowie regelmäßigen Kontrollen – das gehört bei uns der Vergangenheit an. Seit 2015 setzen wir auf den Einsatz agiler Methoden in der Teamarbeit. Zuerst arbeitete das Entwicklungsteam nach den Scrum-Prinzipien. 2018 kam das Technical Operations Team (TOP) dazu. 2020 setzen die meisten unserer Teams auf das agile Framework.

Klare Regeln führen zu erfolgreicher Zusammenarbeit

Die zentrale Frage nach dem Umzug ins Homeoffice lautete: Würde es funktionieren, ein Modell, das auf ritualisierten Meetings, unmittelbarem Feedback und gemeinsamen Analysen basiert, von einem Tag auf den anderen dezentral zu organisieren?

Das Ergebnis vorab: Es hat funktioniert.

Im Grunde reichten wenige klare Ansagen: „Wir halten an unserem gewohnten Rhythmus fest. Wir klicken uns pünktlich zu Beginn der vereinbarten Meeting-Zeiten in den virtuellen Besprechungsraum. Wir orientieren uns weiterhin an den definierten Time-Boxen.“ Meetings erfolgen jetzt im virtuellen Video-Space statt im Besprechungsraum. Abstimmungen zwischen den Teams laufen über Gruppenchats, Telefonate oder Videokonferenzen in kleinen Runden.

Agile Ansätze für eine volatile Welt

Nicht nur die gute technische Ausstattung mit sicheren VPN-Zugängen, modernen Firmen-Laptops und -Smartphones sowie der souveräne Umgang unserer IT-affinen Mitarbeitenden mit den verschiedenen Online-Tools unterstützen das agile Arbeiten im Homeoffice.

Mehr denn je ist unsere Welt zu einer VUCA-Welt mutiert.

VUCA = volatil, unsicher, komplex, mehrdeutig

In einer solchen Umgebung funktionieren agile Ansätze wie Scrum oder Kanban weitaus besser als langfristige, detaillierte Planungen. Wer im Homeoffice sitzt und sich von heute auf morgen selbst organisieren muss, dem tut es gut, die übergeordnete Vision seines Unternehmens zu kennen und auf Werte aufzubauen, die von allen im Team getragen werden. Wer zuvor erfahren hat, dass das Management es anerkennt, wenn man Verantwortung übernimmt und selbstständig arbeitet, hat es leichter, sich auf die neue Arbeitssituation einzustellen.

Auf der anderen Seite helfen die kleinen Etappen („Sprints“), also das Schritt für Schritt in die richtige Richtung gehen, und der damit zusammenhängende regelmäßige Austausch im Team, vielen Mitarbeitenden sich Zuhause zu organisieren.

Unser Marketing Team bei der Sprintplanung

Das Virtuelle macht einen Unterschied

Kleine Unterschiede der virtuellen Meetings zu den gemeinsamen Treffen im Büro machen sich bemerkbar, bieten aber auch Vorteile. Beispielsweise vermeiden wir durch die Remote-Videokonferenzen das sonst in Meeting gleichzeitige Durcheinandersprechen und strukturieren unsere Wortbeiträge besser. Wer nicht spricht, kann sogar sein Mikrofon herunterfahren, sodass die Kollegen und Kolleginnen keine störenden Umgebungsgeräusche mitbekommen. Und unsere Kalendereinträge inklusive Erinnerungsfunktion funktionieren im Homeoffice genauso gut wie vor Ort im Büro.

Stetige Lerneffekte machen uns besser

Täglich lernen wir gemeinsam hinzu: Sind Sprints mit einer Dauer von bis zu vier Wochen aktuell dynamisch genug, um mit den rasanten Änderungen Schritt zu halten? Geben die üblichen Rituale wie Sprint, Planning, Review und Retrospektive ausreichend Orientierung und Sicherheit für alle Mitarbeitenden?

Am Ende eines jeden Meetings haben die Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit, persönliche Befindlichkeiten zu äußern, wenn sie das wollen. Früher waren das zum Beispiel Aussagen wie: „Unsere Kinderfrau ist erkrankt, ich nutze die kommenden Tage das Eltern-Kind-Büro und bin bei Fragen dort anzutreffen.“ Momentan macht sich bei manchem, der alleine lebt, das Gefühl von Einsamkeit breit: „Ich vermisse unsere Treffen in der Teeküche.“ Viele Mitarbeitenden vermissen den gemeinsamen Besuch mit den anderen im hauseigenen Fitnessstudio oder den kleinen Flur-Plausch zwischendurch. Um diese regelmäßigen Momente zumindest virtuell zu ermöglichen, haben wir einen Raum im Video-Tool für den informellen Austausch eingerichtet. Darüber bieten wir ebenfalls drei Mal pro Woche Fitness-Sessions an.

Die Krise als Innovations-Pusher

Als Scrum-Master verbringe ich in der Zeit der Corona-Schutzmaßnahmen neben der virtuellen Organisation unserer Teams viel Zeit mit Recherchen und dem Austausch in Experten-Foren. Fast täglich gibt es neue Angebote, wie das dezentrale agile Arbeiten verbessert werden kann.

Es gibt viele Online-Meeting-Tools, die Video-Telefonie mit Screensharing-Optionen bieten, wie Skype, Zoom & Co. Plattformen wie Google G-Suite, Trello oder Mentimeter unterstützen das kollaborative Arbeiten, Online-Tools wie PARABOL, Retrospected, Stormboard oder Metro Retro gezielt das Scrum-Rahmenwerk. So fördert beziehungsweise beschleunigt die Krise Innovationen und schärft vielleicht den Blick vieler Unternehmen, wie in Zukunft unnötige Anfahrtswege vermieden werden und Teams über verschiedene Standorte hinweg effektiv zusammenarbeiten können.

Fazit: Scrum ermöglicht die gleiche Effizienz wie im Büro

Das Arbeiten mit dem Scrum Framework führt remote zur gleichen Leistungsfähigkeit wie die Zusammenarbeit im Office-Team. Es offenbart Vorteile, an die viele Unternehmen in Zeiten vor Corona nicht gedacht haben: Arbeitnehmende sparen die Anfahrtszeit ins Büro. Zeit, die jetzt viele benötigen, um sich um ihre Kinder oder älteren Angehörigen zu kümmern. In den virtuellen Meetings konzentrieren sich alle mehr als zuvor auf das Wesentliche. Denn im Video-Chat fallen Abschweifungen oder „Rumgeplänkel“ deutlich mehr auf als im direkten Gespräch. Andererseits fallen viele soziale Komponenten des Arbeitens beim Remote-Arbeiten weg: der Plausch in der Teeküche, die spontane Verabredung für ein Feierabend-Bier oder ein gemeinsamer Spaziergang in der Mittagspause. Den zwischenmenschlichen Austausch können Online-Tools doch nur bedingt abfedern.

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